מגפת הקורונה השפיעה מאוד על האופן בו אנחנו עורכים אירועים, מאירועים המוניים באולמות וגני אירועים עברנו לקיים אירועים קטנים בבתים ובגינות.
החלטתם להרים אירוע מצומצם? הסירו דאגה מלבכם!
איגדנו עבורכם 10 טיפים מובילים להפקת אירוע אצלכם בסלון או בגינה.
אנחנו מבטיחים לכם שאם תצמדו אליהם תפיקו בקלות וללא מאמץ אירוע מושקע, מכובד ומרשים!
1. נושא ומהות:
דבר ראשון, הגדירו את נושא האירוע וסיבת ההתכנסות (יום הולדת, פרישה מעבודה, חתונה, ערב צוות)
האם ישנה מטרה ומהות בנוסף להנאת המשתתפים? (דוגמא: האורחים יעמיקו את ההיכרות עם בעל השמחה והוא ירגיש במרכז, באירוע יינתן ערך מוסף – ידע / כלים / ערך רוחני, המשתתפים יתגבשו, יכירו ויתחברו…)
2. מוזמנים:
קבעו: תאריך, שעת התכנסות, לו"ז האירוע.
בניגוד לימים טרם מגפת הקורונה, כיום אנחנו ממליצים לקבוע תאריך יעד קרוב מאוד מתוך שאיפה שההנחיות לא ישתנו ותוכלו להוציא אותו אל הפועל. ערכו רשימת מוזמנים קרובה (עד 20 משתתפים) התקשרו אליהם וודאו שיכולים להגיע, מי שמתנדנד – הזמינו מישהו במקומו. קחו בחשבון שקרוב לוודאי שיהיו ביטולים של רגע אחרון ולא כולם יגיעו, לכן היינו מזמינים 25 אנשים מתוך הנחה שבסופו של דבר יהיו 20.
פלחו את האורחים לפי: גיל, מגדר, חשיבות הכשרות, קרבה והיכרות בניהם, וכדומה.. בהתאם לפילוח תבנו את מבנה האירוע והתפריט
3. מיקום האירוע:
בגינה או בסלון? אצלכם או אצל מכרים?
אירוע בגינה משלב אווירה נינוחה, אוויר פתוח ומרווח בין האורחים, אך תהיו נתונים לחסדי מזג האוויר (חום, לחות, יתושים).
היערכו מראש, קיימו את האירוע בערב (פחות חם), דאגו למאווררים / צ'ילרים, רססו נגד יתושים או פזרו נרות מיוחדים.
בחנו את הגינה מנקודת מבט של בטיחות: האם המפלס ישר או שישנם בורות ומהמורות, האם הגינה סגורה או פרוצה וילדים עלולים לצאת לכביש או ליפול חלילה ממקומות גבוהים? מצאו בייביסיטר נחמד לחיות הבית (חבל שיברחו בהמולה או לחלופין יפחידו את האורחים)
אירוע בסלון יאפשר לכם להדליק מזגן, אך קחו בחשבון כי גודל הסלון יכול להגביל אתכם (עלול להיות צפוף מידי), נסו לחלק את הבית לחללים, צרו פינות שימושיות במרפסת ובמטבח, דאגו לפינת עישון במרפסת / בגינה במידת הצורך.
חניה: אם תוכלו, דברו עם השכנים / תלו שלט המסביר כי מדובר באירוע חד פעמי, בקשו מהם לגלות התחשבות גם לגבי החניות התפוסות וגם לגבי רעשי השמחה (לא תרצו שהאירוע יסתיים בסכסוך שכנים או בקשת משטרה להנמיך את המוזיקה)
4. עיצוב החלל:
הגדירו את סגנון האירוח: ישיבה סביב שולחנות, מעגל כיסאות, פינות ישיבה, שולחנות בר… החליטו האם האוכל יוגש לשולחן או יונח על עמדת בופה, האם תעדיפו הגשה עצמית או מלצרים מסתובבים. הסתכלו על החלל ותכננו אותו: היכן תעמוד כל עמדה (אוכל, שתייה, מתוקים, מתנות, עמדה ממותגת), היכן ימוקמו פינות הישיבה, האם יש מספיק מקום לכולם? הסתכלו גם על פינות נסתרות (שירותים, מטבח, חדרים, כניסה) וודאו שמסודרים ונקיים להשלמת האווירה.
5. בניית תפריט:
בניית תפריט אינה דבר פשוט, מצד אחד תרצו שפע ומבחר אך מצד שני הקפידו לא להעמיס מידי וזכרו כי מדובר ב 20 משתתפים בסך הכול.
תכננו את התפריט בהתאם לשלבי האירוע:
התכנסות: שתייה קלה (מים, מתוק, מוגז), שתייה חריפה (אלכוהול משובח / בירות קרות / קוקטייל מדליק), נשנושים (גרעינים ואגוזים למיניהם, חטיף טעים כמו נאצ'וס עם מטבל לדוגמא) / פירות חתוכים מנה עיקרית: נסו לדמיין את צלחת האורח, במקסימום עליה להכיל 2-3 סוגי סלטים, 2-3 מנות עיקריות (דג / מג'דרה / מאפה) ו2 תוספות חמות. מעבר לכך לא יהיה מקום בצלחת והיא תהייה עמוסה מידי. קינוחים: העדיפו איכות על כמות! בחרו מספר קינוחים טעימים ומרשימים במיוחד, אזנו בין מתוקים מאוד למתוקים פחות ושלבו לפחות קינוח אחד ללא סוכר (עוגה / עוגיות / פירות).
עם הגשת הקינוחים הוציאו מכונת אספרסו / מייחם ותרכובות להכנת משקה חם כך שכל אחד יוכל להכין לעצמו (קפה, תה, סוכר, עלי תה, חליטות, חלב, כוסות וכפיות)
נשנושים לאחר כך: פעמים רבות, אם האירוע מוצלח והאורחים מרגישים נינוחים, האירוח מתמשך מעבר להגשת הקינוחים, בשלב זה מומלץ להוציא אל השולחן פירות / נשנושים ושתייה קלה.
6. עיצוב המזנון:
כאן המקום להתפרע עם עיצוב יפיפה! בחרו בצבעים ורעיונות שידגישו את נושא הערב.
מפות בד משדרות יוקרה ואיכות, העדיפו אותן על פני מפות חד פעמיות, כך גם לגבי הכלים, המפיות והסכום. נכון קל יותר לקנות ולזרוק אך חבל לפגוע בסביבה והרושם שתעשו יהיה שווה את זה! אם תרצו, תוכלו לפרוס מפת ניילון שקופה על מפת הבד ולנקות אותה בין הגשת המנות העיקריות לקינוחים.
אביזרים ישדרגו מאוד את נראות המזנון: פלייסמט, אגרטל פרחים טריים, קישוטים… בחרו צבעים שישתלבו זה עם זה ויקפיצו את האוכל והשולחן.
7. ציוד:
ערכו רשימת ציוד: החל מכיסאות, שולחנות, כריות, פופים, שמשיות, מפות ומפיות ועד לצלחות, כוסות, סכום, כלי הגשה, כלים לחימום האוכל, פחים ושקיות אשפה… ישנן חברות מתמחות אשר יוכלו לספק לכם את מרבית הציוד, ישנן חברות קייטרינג אשר בנוסף לאוכל יוכלו לספק את הציוד ואם לא – דאגו מבעוד מועד לבקש משכנים ומכרים ולהתארגן על הכול.
8. מיתוג:
חישבו על נושא האירוע, כיצד תוכלו לשלב את הנושא בעיצוב המקום? ניתן להכין שולחן ייעודי עליו תמונות, מחברת לברכות האורחים, ניתן להזמין רול אפ ולהעמידו בכניסה, לפזר על השולחנות קישוטים קטנים הקשורים לנושא / לבעל השמחה, לתלות תמונות, להקרין מצגת / סרטון… בפינטרסט יש אין סוף רעיונות, היכנסו ובחרו את שאהבתם.
9. מסע לקוח:
בשלב זה קחו לעצמכם רגע ודמיינו את האירוע מנקודת מבטו של האורח, למן הרגע שיוצא מביתו ועד לסיום הערב. עברו על כל השלבים בדרך וחשבו האם שכחתם משהו? האם עשיתם הכול על מנת שיהיה לו נוח ונעים?
10. צ'ק ליסט ותכנון זמן:
לאחר שבחרתם הכול וברור לכם איך יראה האירוע, רשמו את המשימות בטבלה – ליד כל משימה רשמו מי אחראי לביצוע שלה ומתי. הגדירו מנהל אירוע (אתם) שמסתכל על הטבלה ומוודא שהכול נעשה בזמן ובאיכות הרצויה.
חברים, אם תעבדו לפי הרשימה האירוע שלכם יהיה מושלם!!! מחכים לשמוע איך היה ולראות תמונות 🙂
בהצלחה!!!!
