השלב הקריטי עליו לא תרצו לוותר כשתפיקו אירוע

מושיק ואני מלווים מאות אנשים בכל שנה המעוניינים לארגן אירוע. אם זה אירוע קטן בבית (יום הולדת עגול, חתונת כסף, עלייה לתורה, חינה, הפרשת חלה, אזכרה לא עלינו…), אירועים קטנים במקום העבודה (הרמת כוסית במשרד, פרישה, יום הולדת עגול, קבלת קידום) חגיגות ואירועים במסעדה, או אירועים גדולים כגון השקות, כנסי חברה, טקסי הוקרה לעובדים, פתיחת תערוכות, בריתות, ברי מצוות וחתונות.
אירוע מכיל מרכיבים רבים כל כך, כך שאין אירוע דומה למשנהו וכל התכנסות היא מיוחדת ושונה. בכל אירוע ישנה אווירה מסוימת, ווייב של אנשים… עם הזמן הבנו שניתן להשפיע על האווירה שתהיה באירוע ועל מצב הרוח של האורחים איך? בהמשך הפוסט

אז מה הופך אירוע טוב לאירוע מעולה?
איך תבטיחו שהאורחים שלכם יהיו בעננים והטלפונים למחרת לא יפסיקו לצלצל? ואיך תייצרו חוויה מוצלחת על אף העובדה שאתם עוסקים בעוד מיליון עיסוקים ואתם לא מפיקי אירועים?
בכתבה זו אסקור בקצרה את השלב הראשון, זהו שלב הכרחי על מנת ליצר מיקוד ולמנוע התפזרות. במידה ותוותרו עליו קרוב לוודאי שתמצאו את עצמכם מתבלבלים, מתפזרים ומתקשים בקבלת ההחלטות ובניהול לוחות הזמנים במהלך ההכנות לאירוע.

בפוסטים הבאים אפרט על בניית גאנט עבודה והתכנסות למשימות וללוחות זמנים, אכתוב על חשיבות המיתוג, בניית תפריט, עיצוב החלל ושולחנות האוכל, עבודה עם ספקים, תכנון האירוע באמצעות נקודת מבטו של האורח (מסע לקוח), רתימת הנהלה, אורחים ושותפים, בקרה על התקדמות בגאנט העבודה, ואשתף בכמה שיותר טיפים שיעזרו לכם גם להנות מהאירוע ולא להרגיש שאתם עובדים ומפספסים את ההנאה מהחוויה…
אבל לפני שאצלול לכל אחד מהנושאים, חשוב ממש, לנשום רגע לפני שמתחילים ולקבל החלטות עקרוניות! החלטות אלו ישפיעו על כל תהליך העבודה שיבוא בהמשך ועל המשימות שיגזרו.

בשלב הראשון יש להחליט על הנושאים הבאים: (ממש לרשום)
הנושא וסיבת ההתכנסות (נושא האירוע, מה הכי חשוב לנו להדגיש?  איזה מסר נרצה להעביר?)
המטרה (כיף וגיבוש / למידה ומעורבות משתתפים / חיזוק ערכים ארגוניים והעברת מסר מההנהלה)
 מהות ואופי האירוע (פורמלי / בלתי פורמלי, מסורתי / חדשני)
תאריך (תחילת / אמצע / סוף שבוע / חודש)
שעה (בוקר / צהריים / ערב… תחילת או סיום יום)
תקציב: (כולל מע"מ, כולל תנאי תשלום)
לו"ז (ממה יורכב האירוע? אילו תכנים? כמה זמן יוקצה לכל שלב? מתי יהיו הפסקות ומתי יוגש האוכל?)
מוזמנים (מספר המוזמנים? פילוח לפי: מבוגרים / ילדים, גברים / נשים, צעירים / מבוגרים…
לאיזה סגנון אירועים הם רגילים? (האם ברצונכם ללכת על המוכר והידוע להם או שמע לשנות?) איך יגיב הקהל לבחירתכם?)
מיקום: בחוץ / בפנים (בהקשר של: מזג אוויר ואפשרות למיזוג, יתושים, תאורה, אווירה, קרבה לשירותים, נגישות, רעש סביבתי, קרבה לחנייה)
תכנית אמנותית: כן / לא, היכן? מה נדרש?
סגנון האירוח: ישיבה סביב שולחנות, עמידה ומינגלינג, שולחנות בר, ישיבת תאטרון…
סגנון האוכל: מגשי אירוח / קייטרינג, חלבי / בשרי, עם/ בלי אלכוהול, הגשה לשולחנות / בופה / מלצרים מסתובבים
מלצרים ואנשי ניקיון: כן /לא

השאלות הללו עוזרות לנו להתמקד, להבין איזה אירוע נרצה להפיק, מה התקציב שלנו ומתי נרצה לקיים אותו.
לאחר שנקבל החלטה ונקבל עליה אישור מההנהלה / השותף בבית, נוכל לייצר גאנט עבודה (רשימת משימות מדידות לפי לוחות זמנים) ועל כך אפרט בכתבה הבאה.

ספרו לי האם המידע תרם לכם? הכתבה עשתה סדר ראשוני במחשבות? כתבו לי אם יש נושאים מסוימים עליהם תרצו שאפרט וארחיב?
בהמון אהבה
הילה